Tratamiento de Datos Personales

POLÍTICA NACIONAL DE TRATAMIENTO DE BASE DE DATOS

Dando cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto reglamentario 1074 de 2015 en la sección 3 capitulo 25 artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. La Sociedad de Cirugía de Bogotá - Hospital de San José adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades.

De esta manera, La Sociedad de Cirugía de Bogotá - Hospital de San José manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía universitaria, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que en desarrollo de diferentes transacciones,   contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaren a suministrar a  La Sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital de San José cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y/o  rectificarla.

I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO NOMBRE DE LA INSTITUCÍÓN:

La Sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital de San José, que en adelante se denominará el Hospital, mediante la Resolución Ejecutiva del 26 de agosto del año 1902, expedida por la Presidencia de la República se reconoció personería Jurídica a la Institución Privada sin ánimo de lucro “SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ”. Que mediante Resolución No

04688 del 15 de diciembre de 1997 expedida por el Ministerio de Salud se aprobó la reforma de Estatutos y cambio su razón social de “SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ” por la de “SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ - HOSPITAL DE SAN JOSÉ” y la duración será indefinida.

Según la Resolución No. 506 del 19 de junio de 2012 expedida por la Secretaria de Salud de Bogotá se aprobó que La Sociedad de Cirugía de Bogotá,  quien en adelante se denominará SOCIEDAD DE CIRUGIA DE BOGOTA HOSPITAL SAN JOSE, es una Institución prestadora de servicios de salud, sin ánimo de lucro, con patrimonio propio, perteneciente al subsector privado del Sistema General de Seguridad Social que tiene por objeto, el fomento, promoción, protección y recuperación de la salud a través de la prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de las diferentes patologías, tanto para el subsistema ordinario de salud, como para el de riesgos profesionales.  Así como la enseñanza de la medicina y demás ciencias afines y la investigación en estos campos, propugnando por el perfeccionamiento y desarrollo de la medicina y la cirugía.

En desarrollo de este objeto, prestará servicios de salud para medicina general y medicina laboral, pudendo incluso diseñar, desarrollar y ejecutar programas de salud ocupacional para propios y terceros en las fases de promoción, prevención y rehabilitación.

DOMICILIO Y DIRECCIÓN: EL HOSPITAL tiene su domicilio en la ciudad de Bogotá, y su sede se encuentra ubicada en la Cl 10 18 75.

CORREO ELECTRÓNICO: subdirecciónadministrativayfinanciera@hospitaldesanjose.org.co

RESPONSABLE: Subdirección Administrativa y Financiera

CARGO: Subdirector Administrativo y Financiero

II. MARCO LEGAL

Constitución Política, Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.

Ley 1266 de 2008 por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.

Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información.

Decreto 2952 de 2010, de 31 de diciembre de 2008 que expidió la Ley Estatutaria número 1266 por la cual se dictan las disposiciones generales del Hábeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.

Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013, Que mediante la Ley 1581 de 2012 expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, y de conformidad con su artículo 1°, tiene por objeto “(...) desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma

Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional  PROYECTO DE LEY ESTATUTARIA DE HABEAS DATA Y MANEJO DE INFORMACIÓN CONTENIDA EN BASES DE DATOS PERSONALES.

III. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de La Sociedad de Cirugía de Bogotá - Hospital de San José cuyo titular sea una persona natural o jurídica.

IV. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta

(heredero).

 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos

políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

V. PRINICIPIOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, La Sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital de San José aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad regulada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.

Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice El Hospital o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, La Sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital de San José  garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad:

La información sujeta a tratamiento por La Sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital de San José, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que en La Sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital de San José, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

VI. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

  1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital de San José en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital de San José para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
  3. Ser informado por el hospital, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante La Sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital de San José.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas. Estos derechos podrán ser ejercidos por:
  • ·El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición EL HOSPITAL.
  •  Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  •  El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

a. Responder y respetar el interés superior de los menores

b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

VII. DEBERES DE LA INSTITUCIÓN COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE LA SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTA - HOSPITAL DE SAN JOSÉ

Reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, EL HOSPITAL utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes. En el tratamiento y protección de datos personales.

La Sociedad de Cirugía de Bogotá - Hospital de San José tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.

c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

VIII. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR AL HOSPITAL

Requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados por la ley, a saber:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b. Datos de naturaleza pública.

c. Casos de urgencia médica o sanitaria.

d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

IX. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

El tratamiento de los datos personales de empleados, clientes, proveedores y Sociedades médicas, al igual que médicos adscritos y de ex empleados, jubilados, contratistas, o de cualquier persona con la cual La Sociedad de Cirugía Hospital de San José tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condición de Hospital, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.

X. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a  disposición  del titular  para  informarle  acerca  del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de la Sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital de San José y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

a.  La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.

b.  El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

c.  Los derechos del titular

d.  Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

e.    El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles

XI. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, La Sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital de San José pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos.

XII. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

CONSULTAS:

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en La Sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital de San José, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

RECLAMOS:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante La Sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital de San José, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1.    El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a el Hospital al correo electrónico subdireccionadministrativayfinanciera@hospitaldesanjose.org.co; o mediante comunicación escrita dirigida al departamento de comunicaciones, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

XIII. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

La Sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital de San José, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional.

XIV. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente La Sociedad de Cirugía de Bogotá Hospital de San José, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

XV. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE LA SOCIEDAD DE CIRUGÍA DE BOGOTÁ HOSPITAL DE SAN JOSÉ.

En cumplimiento de la misión institucional y del plan estratégico de desarrollo de La Sociedad de Cirugía de Bogotá - Hospital de San José, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con La Sociedad de Cirugía de Bogotá -  Hospital de San José, ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso a nivel internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables;

 En consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales.

Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con el Hospital.

XVI. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Sociedad de Cirugía de Bogotá - Hospital de San José será la responsable del tratamiento de los datos personales, por medio de la Subdirección Administrativa y Financiera

XVII. VIGENCIA

La presente política rige a partir del 01 de marzo de 2017.